Feedback är ett av HR:s bästa verktyg. Det är synd att vi är så dåliga på det. Otydligt, vagt, byggt på outtalade förväntningar – och plötsligt har vi skapat osäkerhet istället för utveckling. Det är ungefär här kognitiv mångfald kliver in och ställer till det. På ett bra sätt.
Vi tolkar inte feedback på samma sätt. Det som för en person är ”självklart” kan för en annan vara helt obegripligt. Formuleringar som ”ta mer initiativ” eller ”var mer flexibel” saknar ofta konkret innebörd.
I det här nyhetsbrevet får du konkreta perspektiv på hur feedback kan bli tydlig, användbar och möjlig att agera på – för fler.
/Jessica Stigsdotter Axberg
aka MrsHyper
Nedan är exempel på sådant vi faktiskt säger – och vad vi kanske borde säga istället.
1. GÖR BETEENDET SYNLIGT – OCH TRÄNINGSBART
Undvik: ”Du behöver bli mer professionell i möten”
Tydliggör: ”När andra pratar klart, vänta 2-3 sekunder innan du svarar och låt personen avsluta”
–––––––––––
2. KOPPLA FEEDBACK TILL NÄR, VAR OCH HUR – INTE TILL VEM
Undvik: ”Du är rörig”
Tydliggör: ”I projektmötet i måndags saknades agenda och nästa steg blev oklara”
–––––––––––
3. DEFINIERA BEGREPPEN – INNAN NI FAKTISKT ANVÄNDER DEM
Undvik: ”Ta mer initiativ”
Tydliggör: ”Ta initiativ, till exempel kan du föreslå ett nästa steg i de ärenden du ansvarar för”
–––––––––––
4. ALLA HJÄRNOR VILL VETA VAD SOM ÄR VIKTIGAST. BÖRJA DÄR.
Undvik: ”Det är mycket att jobba på”
Tydliggör: ”Fokusera på detta först: tydliga avslut i mail. Det räcker just nu”
–––––––––––
5. TIDIG FEEDBACK LÄMNAR MINDRE UTRYMME FÖR FELTOLKNING
Undvik: Feedback långt efter händelsen
Tydliggör: ”I mötet vi hade nyss – funkade det här bra / kan du justera det här till nästa gång”
–––––––––––
6. AVSLUTA ALLTID MED ETT NÄSTA STEG – ANNARS HÄNGER DET I LUFTEN
Undvik: ”Det där blev inte så bra”
Tydliggör: ”Nästa gång önskar jag att du börjar med syfte, sen tre punkter, sen avslut”
–––––––––––
7. LEVERERAD FEEDBACK ÄR INTE DETSAMMA SOM MOTTAGEN FEEDBACK
Undvik: ”Har du förstått?”
Tydliggör: ”Hur tar du med dig det här? Vad blir ditt nästa steg?”
–––––––––––
8. GÖR DET OSYNLIGA SYNLIGT
Undvik: Att förutsätta att alla ”fattar hur vi gör här”
Tydliggör: Uttala det som annars är underförstått, till exempel;
• På möten: ”Kom i tid, ha kameran på (om digitalt), begär ordet istället för att avbryta och avsluta med vad du tar med dig.”
• Att prioritera: ”När allt känns viktigt gäller följande: kundärenden först, interna möten i andra hand, administration sist.”
• Kommunikationskanaler: ”Akuta frågor tar vi i Teams. Ej brådskande, då skickar du mail. Vår svarstid är inom 24 timmar.”
–––––––––––
9. VISSA FÖRSTÅR NÄR DE HÖR DET. ANDRA BEHÖVER SE.
Undvik: Att ge feedback enbart muntligt – och förvänta dig att den landar
Tydliggör:
• Skriv ner feedbacken – kort och konkret (mejl, chatt eller anteckning)
• Använd punktlistor – dela upp i tydliga steg eller delar
• Ge exempel och visa mallar – exempelvis hur ett mail, möte eller rapport bör struktureras enligt företagets standard
• Markera det viktigaste – vad som ska göras först
• Sammanfatta i slutet – ”Det här är våra/dina tre nästa steg”
Generellt sagt: Som medarbetare på en arbetsplats önskar jag personligen två saker när det gäller negativ feedback (aka konstruktiv). Den ska ske muntligt till mig, inte skriftligt, eftersom i skrift kan saker ”låta” så hårt. Det andra är att jag vill ha den enskilt och inte inför andra.
Men om den är positiv så spelar det ingen roll hur och när och var.
/Malin Roca Ahlgren
”Coacha personen – inte problemet” är en bra sak att ha med sig i ALLA möten.
Ibland, när något inte fungerar som förväntat, kan man behöva ställa sig frågan: Är det individen som inte förstår – eller är det vår organisation eller system som är otydligt? Tydlig feedback är en arbetsmiljöfråga. Så även företagens organisationer och system.
Hör av dig om du vill veta mer om hur du kan förbättra den kognitiva arbetsmiljön på din arbetsplats.
Till vi hörs, må så gott!
/Jessica och Malin
